טיפים להצגה בזום
אתמול הזדמן לי לראות הרצאה של פרופ' לכלכלה מוביל בתחומו, מרצה מבוקש מאחת האוניברסיטאות המובילות בארה"ב. ההרצאה היתה בזום. הוא שיתף את המסך והציג מצגת שבה היו כתובים 5 מילים בפונט קטן על רקע לבן. בגלל שיתוף המסך הוא הופיע בחלון קטן בפינה ובקושי אפשר היה לראות את פניו. במשך 20 דקות הוא דיבר על רקע שקף כמעט ריק. ואז הוא עבר לשקף הבא. שוב כמה מילים בפונט קטן על רקע לבן שמילא את המסך. גם אם היה עוסק בנושא המרתק ביותר בעולם, זה היה בלתי אפשרי להקשיב לו מבלי לנדוד למיילים, לאינסטגרם וכו'.
זה לא פלא שלרובינו נמאס כבר מזום. במיוחד כאשר מדובר במצגות והרצאות שבהם אין שום אינטראקציה והמרצה משתף מצגת חסרת כל ערך שתפקידה היחיד הוא לעזור לו לזכור את הטקסט של ההרצאה
בתקופה האחרונה (טפו טפו) אני מעביר יותר הרצאות מאשר לפני הקרונה. ההרצאות הראשונות היו קשות יותר. היום אני כבר מרגיש שם כמו דג במים, יודע איך לייצר אינטראקציות עם הקהל ולנצל את הזום לטובת ההרצאה במקום שהוא יעבוד נגדה.
הנה עצות וטיפים כיצד להשתפר בהצגה בזום:
גם בהרצאה פיזית וגם בוירטואלית, היכולת להקשיב ולהרגיש את המשתתפים היא קריטית. תפקיד המרצה לתת ערך. כאשר עומדים פיזית מול אנשים, אפשר להרגיש אם זה קורה בקלות יחסית. רואים כמה אנשים מקשיבים, מתי הם מחייכים, שומעים את הצחוקים שלהם ואת מחיאות הכפיים. בזום צריך לעבוד הרבה יותר קשה כדי "להרגיש". צריך ללמוד מתי להתבונן למצלמה ומתי להתבונן באנשים. צריך להחליט איך ומתי להתייחס למשתתפים. באחת ההרצאות שהעברתי, ראיתי פתאום חתולה מלקקת את הפנים של אחד המשתתפים. עצרתי וביקשתי ממנו שיספר קצת על החתולה שלו זה מייצר אינטימיות ושיח מצויין גם בהרצאת זום לכאורה מנוכרת.
צריך לדעת איך ומתי לשאול שאלות או לענות על שאלות של הקהל. לעיתים השאלות מגיעות בצ'ט וקשה מאוד לקרוא הודעות בצ'ט תוך כדי הרצאה. לכן במצגות גדולות צריך מישהו חיצוני שינהל את השיח בצ'ט ויביא לידיעת המרצה הודעות חשובות אם יש כאלה (אפשר ב-WhatsApp). אפשר להשתמש בסקרים וכלים אינטראקטיביים נוספים (יש המון כאלה).
אחת הטעויות הנפוצות היא לשתף את המסך ולהציג מצגת PowerPoint גרועה. גם לפני הקורונה לצערי רוב מצגות ה-PowerPoint הם עמוסות מידי והם שרתו בעיקר את המציג ועזרו לו לזכור על מה לדבר. בזום שיתוף מצגות כאלה הוא הרסני עוד יותר כי אז כמעט ולא רואים את המרצה. הוא מופיע בריבוע קטנטן בפינה (אפשר לשנות את זה אבל צריך להכיר את היכולת הזאת ולדעת לעשות בה שימוש). תפקיד המרצה להחליט מתי אין שום ערך במצגת ועדיף לא לשתף את המסך כל הזמן, רק כאשר יש שקף בעל ערך.
השימוש בסרטונים משדרג מאוד מצגות בזום. בכלל, מצגת בזום דומה הרבה יותר לתוכנית טלוויזיה מאשר למצגת בחדר ישיבות. ככל שיש יותר תנועה וסרטים שמופיעים על המסך, המצגת מעניינת יותר. אפשר (ורצוי) לדבר תוך כדי הצגת סרטונים שממחישים את הנושא.
אין ברירה וחייבים להבין גם בנושאים הטכניים (או לבקש עזרה). לא לשבת מאחורי חלון פתוח עם שמש מסנוורת , לבדוק ולשפר את איכות המיקרופון, לוודא שהמצלמה נמצאת בגובה הפנים (נמאס כבר לראות את התקרה או את הסנטר של המרצה), להשתמש באינטרנט קווי ועוד. שליטה מלאה באפשרויות ה-Mute היא חובה. ברמה הגבוהה זה אומר שימוש במצלמת SLR, מיקרופון מקצועי, שימוש בנתב מקצועי, בחירה ועיצוב הרקע לצילום ועוד.
חשוב להבין שיהיו תקלות. תמיד. עוד לא הייתה לי הרצאת זום נטולת תקלות. לפעמים תקלות קטנות כמו מצלמה או מיקרופון שמפסיקים לעבוד לכמה שניות עד שמתקנים את התקלה. ולפעמים זה משהו בלתי צפוי לחלוטין. לפני כמה שבועות נסעתי להעביר הרצאה מתוך בסיס צבאי. הייתי לבד בחדר ישיבות והמשתתפים היו בבית והתחברו דרך זום. חיברתי את המחשב לחשמל, הבאתי תאורה ומיקרופון מקצועי. ואז, באמצע המצגת, אני מגלה שהחשמל לא עובד בגלל תקלה בשקע ובעוד דקה הסוללה של הלפטופ תגמר ואני אעלם. וכן נעלמתי תוך כדי שאני מופתע ומנסה ללא הצלחה למצוא שקע חשמל עובד. התחברתי מייד להמשך ההרצאה דרך הסלולרי שלי ולהפתעתי המשך ההרצאה עבד בצורה מושלמת.
לא לשכוח את הבסיס – לתת ערך! ללמד, לגרום למשתתפים לחשוב, להפתיע, להצחיק ולרגש. כן, גם במצגת "משעממת" על תוצאות עסקיות או תוכניות עבודה אפשר לעשות את כל הדברים האלה.
להעביר מצגות מוצלחות בזום זה הרבה יותר קשה מאשר פיזית. זה דורש הרבה יותר הכנות, הבנה טכנית ותרגול. קשה לקיים אינטראקציה, קשה להתמודד עם תקלות בזמן אמת, קשה לקבל פידבק ולהפיק לקחים. קשה.
אבל אפשרי.
כאשר זה מצליח, התגובות מרגשות לא פחות מאשר בהרצאה פרונטאלית.
זה מרגש במיוחד כאשר המשתתפים מגיעים מכל רחבי העולם. בשבועות האחרונים האחרונים התמזל מזלי להציג מול משתתפים בדובאי, לאגוס, אוסטרליה, סינגפור, הודו, מקסיקו ואפילו משתתף אחד מאפגניסטן. התמונות מתוך הרצאה שאני מעביר מחר בסיאול, דרום קוריאה, ב-3 לפנות בוקר. לשמחתי ההרצאה מוקלטת. בשבוע הבא בקונטיקט ב-2 בלילה. הפעם בלייב. איזה עולם משוגע.